オフィスの賃貸借契約を検討しているお客様から、社内へ通知したほうが良いのかと相談される事例が多いです。
社内通知する必要性や通知方法をあらかじめ知っておくと、いざというときに役立つでしょう。
今回はオフィス移転時に社内通知する必要性や利点・欠点を述べつつ、社員へ通知するやり方を解説します。
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オフィス移転時に社内通知する必要性
企業の成長を左右するにあたって、オフィスの移転は重要な内容になります。
オフィスの移転を社内へ知らせておく理由として、移転しても社員の業務がとどこおりなく進められるようにするためです。
もし、オフィスの移転に関する情報が社員へ伝わっていなければ、期日までに作業が終わらなかったり、引っ越しが長引いたりするリスクが生じやすいです。
また、オフィスを移転する旨が取引先やお客様に伝わるのが遅くなるため、相手に迷惑がかかり、会社の信頼度が下がります。
オフィス移転の情報を社内へきちんと通知していれば、そのようなリスクが防げます。
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オフィス移転の社内通知するメリットとデメリット
社員からの協力が得られるため、移転への準備がスムーズに進められるのがメリットです。
移転時の作業が短時間で終わり、移転後もすぐに作業に取りかかれるでしょう。
また、社内通知をきっかけに、従業員が会社の目標やビジョンへの理解が深められ、従業員のモチベーションが上がります。
そのほかの利点として、すべての従業員が情報を知っているため、取引先やお客さまへ正しい情報を伝えられ、業務効率化につながります。
一方で、取引先やお客様へ情報を伝える時期がずれると、情報量に差が出るのがデメリットです。
さらに、社内通知で情報の透明性が高くなり、機密情報が漏えいされる危険があるでしょう。
企業の競争力が下がるだけでなく、法的な問題につながるおそれがあります。
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オフィス移転の社内通知をする方法
移転にあたって、あらかじめ情報を整理します。
事業拡大や事業の縮小、オフィス環境を改善させるのか、移転の理由はさまざまです。
目的を明確にしたら、住所や電話番号が記載された書類を移転先の情報へと変更し、社員の通知や取引先へ案内する準備をしてください。
その後、引っ越しまでの準備や当日のスケジュール、それぞれの部署の役割分担を記載した社内マニュアルを作成します。
マニュアルがあると進捗状況が明確になります。
最後に社員全員に情報が行き渡るようにするために、マニュアルを元にした社内説明会を実施してください。
従業員が多いときは、誰が出席したのか、資料を受け取ったのかをリスト化したり、複数回説明会を実施したりすると良いでしょう。
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まとめ
オフィスの移転を社内通知すると、社員からの協力が得られるため、移転への準備がスムーズに進められます。
社内通知の方法として、あらかじめ情報を整理し、社内マニュアルや説明会を実施して社員全員に情報が行き渡るようにしましょう。
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